Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le Secrétaire médical et médico-social travaille au sein de structures tels des hôpitaux, des établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendants, des cabinets médicaux, des centres médicosociaux ou encore des centres sociaux. Selon leur taille, ces établissements peuvent employer de quelques professionnels à plusieurs dizaines voire centaines de salariés. En fonction des organisations en place, le Secrétaire médical et médico-social peut exercer sous la responsabilité d’un médecin, d’un chef de service, d’un cadre de santé, d’un cadre administratif, ou de plusieurs responsables dans le contexte d’une organisation en pôle. Situé à l’interface entre le public et les professionnels de l’établissement, il a un rôle d’accueil des patients, des usagers et de leurs familles, que ce soit en direct ou par téléphone, et est amené à recueillir des informations en vue de leur orientation ou de leur prise en charge au sein de l’établissement. En contact avec l’ensemble des professionnels internes ou externes concernés par l’activité - équipes médicales, sociales ou médico-sociales, administratifs - il participe à la coordination du parcours de l’usager et maintient un lien entre celui-ci et les différents professionnels impliqués. Il assure la gestion administrative des dossiers des personnes accueillies et suivies au sein de l’établissement et réalise les activités liées à la gestion du secrétariat. Dans le cadre de la politique institutionnelle, il peut collaborer à la réflexion et à la mise en œuvre de projets internes au service, tels ceux portant sur la qualité, l’identitovigilance, la diffusion de l’information ou tout autre projet développé au sein de son service. 

Activités visées :

Selon les établissements et leur organisation, le Secrétaire médical et médico-social peut exercer tout ou partie des domaines d’activités suivants : 

Accueil et orientation des usagers et de leur entourage :accueil des usagers, prise en compte de la demande des personnes et leur orientation, recueil et transmission d’informations vers les professionnels, selon les procédures en vigueur, organisation de l’attente et la gestion de situations difficiles ou à risques.  

Collaboration à la coordination du parcours d’accompagnement des usagers :organisation des rendez-vous des patients, transmission des informations aux services et professionnels concernés, vérification des réservations effectuées.       

Réalisation de l’activité de secrétariat : production des documents professionnels et spécifiques, constitution du dossier et suivi administratif des parcours de bénéficiaires, réalisation d’opérations de gestion courante.  

Participation à la réalisation et à la mise en œuvre de projets internes au service :collaboration à l’organisation générale du service, contribution à l’amélioration de la coordination du parcours des patients, collaboration à la conception, la mise à jour et le déploiement des procédures liées à la démarche qualité et aux certifications.  

Compétences attestées :

Accueillir les personnes physiquement ou par téléphone en adaptant son langage au niveau de ses interlocuteurs et en les interrogeant sur leurs demandes afin de les orienter vers le service adéquat.

Recueillir des informations auprès des bénéficiaires en s’assurant de leur identité afin de constituer ou de compléter leur dossier.

Transmettre le dossier des patients aux services concernés en utilisant les outils et procédures définies afin de respecter la démarche qualité.

Organiser l’attente des patients en hiérarchisant les priorités afin de prévenir toute situation conflictuelle.

Gérer les situations difficiles en veillant à calmer les personnes et en maîtrisant ses propres émotions afin de désamorcer l’agressivité ou les conflits pouvant survenir.

Intervenir en situation de risque ou d’urgence en appliquant les mesures de prévention définies, afin de respecter la limite de ses responsabilités et de la législation en vigueur.

Organiser la prise de rendez-vous des patients au sein du service en tenant compte des prescriptions médicales afin d’en assurer le bon enchaînement selon les différents examens ou intervention à effectuer.

Transmettre les informations nécessaires à l’intervention des différents services en utilisant les procédures et outils internes afin de leur permettre de préparer la prise en charge du patient aux dates et horaires prévus.

Contrôler la coordination mise en place entre les différents acteurs et services internes afin de veiller à la disponibilité du personnel, des locaux, et du matériel à mobiliser.

Actualiser avant et après examens ou interventions, les dossiers des patients en vérifiant la pertinence et la justesse des informations portées, afin de contribuer à la continuité et à la qualité de leurs parcours et à l’information des différents acteurs mobilisés.  

Mettre en forme des documents professionnels en respectant les règles propres à chaque support et aux procédures définies afin de respecter la démarche qualité.

Saisir des données en utilisant l’outil informatique afin d’actualiser les documents administratifs et les dossiers dématérialisés en respectant les règles de saisies, de classement et d’archivage.

Rédiger des comptes rendus à partir des notes prises durant les réunions ou tout autre document professionnel à partir d’informations transmises par reconnaissance vocale ou dictée numérique, en s’assurant de la pertinence des thèmes traités et du respect des règles d’écriture et de mise en forme.

Actualiser le dossier de chaque bénéficiaire en respectant les règles de la démarche qualité tout au long des étapes de sa prise en charge au sein du service afin de contribuer à la coordination de son parcours de soin.

Transmettre les informations et documents nécessaires aux différents acteurs internes et externes concernés, en utilisant les supports et procédures définies afin de respecter la démarche qualité.

Superviser l’utilisation des fournitures et du matériel afin d’effectuer les commandes nécessaires au fonctionnement du service et de prévenir toute rupture de stock.

Effectuer un premier traitement des informations recueillies afin de collaborer à l’analyse statistique des activités du service.

Réaliser des opérations d’encaissement, de télétransmission, d’établissement de devis, de tiers payant, ou de facturation, ... en utilisant les outils et logiciels professionnels afin de contribuer à la gestion courante du service.

Développer ses capacités d’observation et d’analyse en tirant parti de son positionnement de témoin privilégiée inscrit au cœur du fonctionnement du service, afin d’identifier les points pouvant en améliorer le fonctionnement.

Participer aux réunions projets en faisant part de ses réflexions et suggestions afin de collaborer de façon active et constructive.

Assurer la responsabilité de certaine partie des projets internes au service, comme le recueil d’information en s’assurant de la conformité des données reçues, afin de participer à leur déploiement.

Collaborer à la formalisation de protocoles et de procédures en veillant à les faire respecter afin de contribuer au développement de la démarche qualité mise en œuvre au sein du service.

Modalités d'évaluation :

Mise en situation, en travail individuel avec une production orale. 

Etude de cas, en travail individuel avec une production écrite. 

Etude de cas / mise en situation, en travail collectif ou individuel, avec production orale et écrite.