Certification professionnelle

C.1.1 Préparer les espaces d’accueil et de consultation de la structure, en veillant au respect des règles d’hygiène et de confidentialité en vigueur et en prenant en compte l’accessibilité des personnes en situation de handicap ou de vulnérabilité de façon raisonnable afin de favoriser des bonnes conditions d’attente et de consultation ainsi qu’une bonne image de la structure.

C1.2 Accueillir de façon multimodale les clients et les interlocuteurs de la structure sans discrimination, en identifiant la situation de handicap ou de vulnérabilité éventuelle de la personne, en adaptant sa communication et les conditions matérielles et numériques pour instaurer une relation de confiance et donner un premier niveau d’information.

C.2.1 Dans le cadre du périmètre de délégation, traiter les demandes extérieures à la structure, en identifiant correctement la demande, de façon confidentielle et sécurisée, en identifiant des besoins spécifiques liés à la situation de handicap ou de vulnérabilité du client, en utilisant les modalités de communication adéquates afin de transmettre des informations fiables et autorisées ou afin d’orienter la demande vers les interlocuteurs concernés.

C.2.2 Organiser et réaliser en interne la diffusion des informations autorisées et pertinentes au regard de l’activité de la structure auprès des collaborateurs concernés en utilisant la modalité appropriée afin de favoriser la réussite des dossiers en cours et à venir.

C3.1. Selon les orientations de la structure, planifier les activités (les rendez-vous et les réunions) de la structure, en tenant compte :  de la nature de l’événement, du calendrier opérationnel, du degré de priorité du dossier, des impératifs et des disponibilités des collaborateurs, et en utilisant les outils de planification appropriés de manière efficace, afin d’optimiser la gestion des temps et des coûts des dossiers pour assurer la satisfaction des clients.

C.3.2. Organiser les activités (réunions et déplacements) des membres de la structure, en les informant de façon fiable, en préparant les documents nécessaires, en adaptant les durées et la logistique en fonction de leurs calendriers et en optimisant les coûts afin de garantir la bonne réalisation des activités.

C 4.1. Sous la responsabilité de la hiérarchie en fonction du budget établi et dans une démarche éco-responsable, commander et suivre les achats de services et de produits, en identifiant les besoins, en saisissant les données correctement dans l’outil de suivi, et en contrôlant la conformité de la livraison, pour assurer la disponibilité constante des produits et des services.

C 4.2. Engager et suivre la relation avec les fournisseurs de produits et services, en sollicitant des prestataires pertinents et spécifiques (ESAT, EA, TIH), en assurant une communication efficace avec les fournisseurs, en formalisant de façon fiable les documents contractuels nécessaires afin de garantir la qualité et la ponctualité des prestations.

Mise en situation /Jeu de rôle n°1

A partir d’une mise en situation professionnelle reconstituée sous la forme d’un jeu de rôle, il est attendu du candidat :

• qu’il explique et justifie la manière dont il prépare les espaces d’accueil et de consultation au regard des règles d’hygiène, de confidentialité, des règles d’accessibilité des personnes en situation de handicap ou de vulnérabilité (C1.1)

qu’il explique et justifie la manière dont il accueille les clients et interlocuteurs au regard de la modalité d’accueil, de la situation de handicap ou de vulnérabilité, des conditions matérielles ou numériques choisies (C1.2).

Production écrite individuelle issue d’un environnement professionnel avec soutenance

Le candidat présente devant le jury d’évaluation le traitement de plusieurs demandes extérieures réalisé en environnement professionnel (C2.1).

Il est attendu du candidat qu’il :

• présente et justifie comment il traite plusieurs demandes extérieures au regard de la confidentialité et de la sécurisation des informations, de la situation de handicap ou de vulnérabilité du client et comment ces demandes parviennent à l’interlocuteur concerné
• présente et justifie le choix des modalités de communication utilisées

Production écrite individuelle issue d’un environnement professionnel avec soutenance

Le candidat présente devant le jury d’évaluation l’organisation et la réalisation de la diffusion d’information en environnement professionnel (C2.2).

Il est attendu du candidat qu’il :

• présente et justifie comment il organise et réalise en interne la diffusion des informations autorisées et pertinentes au regard de l’activité de la structure,
• présente et justifie le choix de la modalité de diffusion utilisée

Production écrite individuelle issue d’un environnement professionnel avec soutenance

Le candidat présente devant le jury d’évaluation un rétroplanning de plusieurs activités de la structure juridique réalisé en environnement professionnel (C3.1).

Il est attendu du candidat qu’il :

• présente et justifie comment il planifie les activités de la structure au regard de la nature de l’évènement, du calendrier opérationnel, du degré de priorité du dossier, des impératifs et disponibilités des collaborateurs,
• présente et justifie le choix des outils de planification utilisés

Production écrite individuelle issue d’un environnement professionnel avec soutenance

Le candidat présente devant le jury d’évaluation l’organisation d’une ou plusieurs activités réalisées en environnement professionnel (C3.2).

Il est attendu du candidat qu’il :

• présente et justifie comment il organise les activités des membres de la structure au regard de l’information transmise, des documents préparés, de la durée et de la logistique et des calendriers
• présente et justifie la prise en compte des coûts

Etude de cas / Mise en situation professionnelle écrite

Production écrite individuelle

A partir d’une demande reconstituée et contextualisée, il est attendu du candidat qu’il : (C4.1)

• établit la commande des produits et/ou services au regard de la demande et du budget indiqué ou estimé
• présente le suivi de la commande mise en place et les éléments de contrôle de la conformité des achats réceptionnés (C4.2)
• identifie les prestataires pertinents et spécifiques au regard des produits et services à commander,
• explique et justifie la communication mise en place avec les fournisseurs
• présente les documents contractuels nécessaires et justifie leur fiabilité.

C.5.1 Après la validation par sa hiérarchie, constituer le dossier en collectant les documents et les informations nécessaires en respectant la réglementation en vigueur, en fonction de la nature du dossier de façon complète et confidentielle, et en les agençant selon le classement défini par la structure afin d’entreprendre les actions et les démarches nécessitées par la demande du client.

C. 5.2 A partir des orientations fixées par sa hiérarchie, établir les conventions, les devis et les documents contractuels nécessaires, en complétant les différentes rubriques des documents, en respectant les mentions obligatoires afin de contractualiser les engagements liés à la prestation.

C.6.1 A partir d’un modèle correctement identifié et complété, rédiger des projets de documents administratifs et juridiques (actes, procès-verbaux, statuts, contrats) à l’aide des outils disponibles, en respectant les règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe, pour obtenir une présentation conforme aux critères de la structure.

C.6.2. A partir d’une liste fournie par la hiérarchie ou les instances administratives ou juridiques, compiler les pièces administratives ou juridiques à joindre aux documents validés, en vérifiant leur complétude ainsi que leur conformité, pour l’accomplissement des formalités et des démarches.

C.7.1 Suivre et actualiser le dossier du client, en le complétant avec les documents et les informations nécessaires, en communiquant avec les interlocuteurs opportuns de façon sécurisée, et en mettant en place des alertes conformes au calendrier opérationnel afin de garantir le bon avancement du dossier dans les échéances requises.

C.7.2 Dans le cadre du périmètre de délégation, informer le client en répondant à ses sollicitations et/ou réclamations de façon confidentielle et sécurisée, en désamorçant les tensions et les conflits potentiels, en adaptant sa communication au regard d’une éventuelle situation de handicap ou de vulnérabilité, pour préserver une relation de confiance.

C 8.1 Etablir les différentes factures et notes de frais en saisissant les informations de façon exacte et correcte, en intégrant les mentions obligatoires en fonction de l’avancement des dossiers afin de permettre le paiement des prestations et des frais annexes engagés par la structure.

C.8.2 Selon les autorisations données par l’employeur, suivre le processus de règlement en effectuant les démarches nécessaires (reporting régulier, relances, procédure de recouvrement), et en utilisant les canaux de communication pour effectuer et vérifier l’encaissement.

C.9.1 En garantissant la sécurité et la confidentialité des informations, élaborer un plan de classement des archives physiques et numériques, en tenant en compte l’organisation de la structure, en respectant l’intégrité du dossier, pour faciliter la recherche des documents.

C 9.2 Classer les documents et les dossiers dans le respect de la confidentialité, en prenant en compte le plan de classement existant dans la structure, en sélectionnant les documents de façon correcte et conformément aux délais légaux de conservation, pour assurer la préservation des informations en lien avec l’activité de la structure.

Production écrite individuelle issue d’un environnement professionnel avec soutenance

Le candidat présente devant le jury d’évaluation un ou plusieurs dossiers constitués et réalisés en environnement professionnel (C5.1).

Il est attendu du candidat qu’il :

• présente et justifie comment il constitue le ou les dossiers, collecte les pièces et documents au regard de la nature du dossier, de sa complétude, de sa confidentialité et du respect de la réglementation en vigueur,
• présente et justifie l’agencement opéré au regard du classement défini

Le candidat présente devant le jury d’évaluation une convention et/ou un devis et les documents contractuels réalisés en environnement professionnel (C5.2).

Il est attendu du candidat qu’il :

• présente et explique les différentes rubriques des documents
• présente et justifie l’agencement opéré au regard du classement défini

Etude de cas écrite / mise en situation professionnelle

Production écrite individuelle

A partir d’une demande reconstituée et contextualisée, il est attendu du candidat qu’il :

(C6.1)

• rédige des projets de documents administratifs et juridiques en respectant les règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe
• explique le choix du modèle et sa forme
• précise les mentions obligatoires 

(C6.2)

• identifie les pièces administratives ou juridiques à joindre au regard des documents validés
• explique les vérifications à opérer pour la conformité et la complétude des pièces administratives ou juridiques à partir de la liste définie

Production écrite individuelle issue d’un environnement professionnel avec soutenance

Le candidat présente devant le jury d’évaluation le suivi et l’actualisation d’un ou plusieurs dossiers réalisés en environnement professionnel.

Il est attendu du candidat qu’il :

C7.1

• présente et justifie comment il suit et actualise le ou les dossiers, complète les documents et les informations nécessaires,
• présente la communication sécurisée mise en place
• explique la mise en place des alertes conformes au calendrier opérationnel

et C7.2

• précise le niveau de délégation octroyée
• présente et justifie comment il informe le client au regard des sollicitations et/ou réclamations, de la confidentialité et de la sécurisation de l’information, de la confiance accordée
• explique la manière dont il adapte sa communication à la situation de handicap ou de vulnérabilité de la personne

Etude de cas écrite / Mise en situation professionnelle 

Etude de cas écrite / Mise en situation professionnelle

Production écrite individuelle

A partir d’une demande reconstituée et contextualisée, il est attendu du candidat qu’il :

(C6.1)

• élabore le plan de classement des archives physiques et/ou numériques proposé au regard de l’organisation de la structure, de l’intégrité du dossier, de la sécurité et de la confidentialité des informations
• explique le choix du plan de classement proposé

(C6.2)

• identifie et présente le classement envisagé au regard du plan de classement soumis à partir des documents sélectionnés, des délais légaux de conservation, de la confidentialité des documents
• explique le choix des documents sélectionnés pour l’archivage