Secrétaire médical et médico-social
L'essentiel
Nomenclature
du niveau de qualification
Niveau 4
Code(s) NSF
324 : Secrétariat, bureautique
Formacode(s)
35015 : Secrétariat assistanat médicosocial
Date d’échéance
de l’enregistrement
19-07-2027
| Nom légal | Siret | Nom commercial | Site internet |
|---|---|---|---|
| POLE FORMATION SANTE | 38392563300059 | - | https://www.poleformation-sante.fr/ |
Objectifs et contexte de la certification :
Les secrétaires médicaux ont pour missions d'assister les médecins, les responsables et le personnel du secteur sanitaire et social et assurent des fonctions de gestion relationnelle et administrative d’un secrétariat médical ou médico-social. Ils veillent au bon fonctionnement de leur service et doivent savoir juger de l’urgence d’une situation et prioriser leurs tâches.
Activités visées :
- Accueil, information et orientation des patients
- Médiation des situations complexes au sein d’un établissement de santé et/ou cabinet médical et prise d’initiative en fonction des urgences
- Planification des activités : prises de rendez-vous, gestion des emplois du temps des collaborateurs/médecins, gestion de l’agenda des consultations, admission, ...
- Suivi administratif spécifique au secteur médical / médico-social : réception et rédaction de courriers, constitution des dossiers médicaux, convocations, saisie des comptes-rendus de consultation ou postopératoires, mise à jour des dossiers et archivage des documents...
- Contribution à la saisie des opérations comptables courantes et à la tarification des actes médicaux en conformité avec la réglementation.
Compétences attestées :
Accueillir, informer et orienter les usagers
- Accueillir physiquement les patients et visiteurs en adaptant sa communication à son interlocuteur afin de créer un climat de confiance dès leur arrivée.
- Gérer efficacement les appels téléphoniques en apportant des réponses précises et en redirigeant les appels vers les services appropriés, contribuant ainsi à une communication fluide et efficace.
- Maîtriser les outils numériques pour assurer un accueil virtuel efficace, que ce soit par le biais de mails, de plateformes médicales ou du site Internet de l'établissement, facilitant ainsi l'accessibilité aux informations.
- Enregistrer et transmettre les informations nécessaires au suivi des dossiers dans le respect des règles d’identitovigilance et de protection des données
- Fournir des informations claires et adaptées en fonction des spécificités de l’usager dans le but de répondre aux besoins spécifiques de chaque interlocuteur.
- Conseiller les interlocuteurs sur les procédures administratives, les droits des usagers et les services disponibles, contribuant ainsi à une compréhension et une prise en charge optimale.
- Orienter de manière personnalisée les interlocuteurs vers les services appropriés en fonction de leurs besoins spécifiques, favorisant ainsi une navigation facilitée au sein de l'établissement.
- Réaliser des supports visuels informatifs permettant aux collaborateurs de connaître l’actualité du service
- Assurer l’affichage informatif, réglementaire et obligatoire selon les procédures en vigueur et/ou la modalité adaptée au contexte
- Mettre en place des stratégies de prévention pour anticiper les situations conflictuelles, contribuant ainsi à un environnement harmonieux.
- Gérer les situations conflictuelles avec diplomatie et professionnalisme, favorisant ainsi un climat de travail sécure et serein.
- Utiliser des techniques de médiation pour résoudre les conflits de manière constructive, contribuant ainsi à maintenir des relations positives.
- Identifier les situations potentiellement dangereuses pour alerter de façon adaptée et efficiente en cas de besoin.
Assurer la gestion des activités administratives au sein d'un établissement de santé ou médico-social.
- Planifier efficacement les activités administratives en fonction des priorités et des échéances, assurant ainsi une gestion du temps optimale.
- Assurer une gestion optimale des rendez-vous en tenant compte des contraintes et disponibilités des professionnels de santé ainsi que les prescriptions médicales, contribuant ainsi à la qualité du service.
- Contribuer à la saisie des opérations comptables courantes, assurant ainsi la fiabilité des données financières.
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes en collaboration avec les services comptables, contribuant ainsi à une gestion budgétaire rigoureuse.
- Assurer le classement et l’archivage, papier et numérique, des dossiers et des documents dans le respect de la confidentialité et RGPD.
- Effectuer l'archivage des documents conformément aux normes en vigueur, contribuant ainsi à une gestion documentaire sécurisée.
- Coordonner les aspects logistiques des réunions, déplacements et congrès dans le but d'assurer le bon déroulement de ces événements.
- Assurer la communication préalable et le suivi post-événementiel de ces activités, contribuant ainsi à une collaboration efficace.
- Se positionner en tant que secrétaire médicale / médico-sociale en réunion, collecter et synthétiser les éléments importants pour les transmettre et /ou suivre l’application des décisions
- Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs, participant ainsi activement à la qualité des services.
- Participer aux audits qualité et à la mise en place des actions correctives, contribuant ainsi à une gestion axée sur l'amélioration continue.
- Contribuer à la mise en place et à l’application d’une démarche écoresponsable et de développement durable
- Participer à la veille réglementaire et professionnelle pour permettre au service d’anticiper et répondre rapidement aux évolutions
- Gérer les stocks de manière optimale en assurant la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires, contribuant ainsi à une gestion efficiente des ressources.
- Collaborer avec les services logistiques pour les approvisionnements, assurant ainsi une gestion proactive des stocks.
Gérer les activités relatives au domaine médical et médico-social
- Assurer la création, la mise à jour, et la clôture des dossiers médicaux en conformité avec les normes, contribuant ainsi à une gestion documentaire rigoureuse.
- A l’aide d’outils adaptés, planifier les rendez-vous pour coordonner les différentes étapes du parcours de soin des usagers, assurant ainsi une prise en charge globale et coordonnée.
- Enregistrer les informations nécessaires au suivi des dossiers dans le respect des règles d’identitovigilance et de protection des données
- Transmettre aux interlocuteurs concernés, internes et externes, les informations nécessaires au suivi qualitatif du dossier de l’usager dans un souci de coordination du parcours de santé.
- A l’aide d’outils et de la terminologie adaptés, rédiger des documents professionnels de manière précise et conforme aux standards du secteur, assurant ainsi une communication écrite de qualité.
- Utiliser divers moyens (dictaphone, dictée numérique ou vocale, prise de notes, frappe en direct) pour assurer une documentation complète et de qualité, contribuant ainsi à une gestion optimale de l'information.
- Prendre des notes et synthétiser des informations et éléments essentiels pour faciliter le suivi des dossiers et la communication interne au service.
- Maîtriser les outils de télétransmission pour assurer l'échange sécurisé d'informations médicales, contribuant ainsi à la confidentialité des données.
- Elaborer des devis et factures selon la tarification des actes médicaux et /ou la nomenclature générale des actes médicaux, (NGAP), contribuant ainsi à une gestion financière en conformité avec la réglementation.
- Appliquer et faire appliquer les normes d'hygiène et de prévention conformément aux protocoles établis par la Haute Autorité de Santé (HAS), contribuant ainsi à la sécurité des patients et du personnel.
- Veiller à la conformité des pratiques professionnelles avec les recommandations en vigueur, notamment en matière de droit à l’information (et à la non information), contribuant ainsi à une prise en soins de qualité.
Modalités d'évaluation :
Etude de cas, épreuves écrites, mise en situation professionnelle, Rapport de stage avec analyse réflexive et Oral de présentation
RNCP39352BC01 - Accueillir, informer et orienter les usagers
| Liste de compétences | Modalités d'évaluation |
|---|---|
|
Accueil physique, téléphonique et numérique (mails, plateformes médicales, site Internet...)
Information, conseil et orientation en adaptant son niveau de langage à son interlocuteur (enfants, adultes, personnes âgées, autres professionnels, personnes en situation de handicap, interculturalité etc.).
Prévention et gestion des situations conflictuelles et ou d’agressivité
|
Evaluation en situation professionnelle (stage) Analyse réflexive de situation professionnelle (écrit + oral (jury) Questionnaire –contrôles continus : |
RNCP39352BC02 - Assurer la gestion des activités administratives au sein d'un établissement de santé ou médico-social.
| Liste de compétences | Modalités d'évaluation |
|---|---|
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Organisation de son activité et de la prise de rendez-vous
Participer à la gestion de la comptabilité courante d’une structure
Classifier et archiver les documents
Organisation de réunions, de déplacements, de congrès
Participation à la démarche qualité
Gestion et approvisionnement des stocks de fournitures et de matériels
|
Evaluation en situation professionnelle (stage) Étude de cas Questionnaire –contrôles continus : |
RNCP39352BC03 - Gérer les activités relatives au domaine médical et médico-social
| Liste de compétences | Modalités d'évaluation |
|---|---|
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Coordination du parcours de soin et gestion du dossier médical : de sa création, actualisation jusqu’à sa clôture
Rédaction, traitement et mise en forme de tous documents professionnels (courriers, comptes rendus, notes, rapports, formulaires etc.) à partir du dictaphone, de la dictée numérique ou vocale, de la prise de notes ou de la frappe en direct
Télétransmission et tarification des actes médicaux
Application des règles inhérentes au milieu médical ( hygiène, prévention, ..) en respectant les protocoles de la HAS
|
Evaluation en situation professionnelle (stage) Etude de cas Rapport de stage avec analyse réflexive et Oral de présentation Dossier santé professionnelle (rapport power point et oral) Evaluation sur la vitesse de frappe (logiciel de saisie) Questionnaire –contrôles continus : |
Description des modalités d'acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par correspondance :
La certification est acquise quand tous les blocs de compétences sont acquis et que le candidat a effectué 210 heures de stage obligatoires.
Chaque bloc de compétences peut être validé de de manière autonome.
Secteurs d’activités :
Etablissements médicaux publics et privés (Hôpitaux, clinique, Imagerie médicale, ...)
Etablissements médico-sociaux (EHPAD, IME, ...)
Cabinet libéraux (médecin, dentiste, ...), Centre paramédicaux
Médecine du travail, administration de santé
Type d'emplois accessibles :
Secrétaire médical(e), Secrétaire médicosocial (e).
Code(s) ROME :
- M1609 - Secrétariat et assistanat médical ou médico-social
Références juridiques des règlementations d’activité :
Conformément aux articles R. 4127-72 et L. 1110-4 du Code de la santé publique et à l'article L. 162-2 du Code de la sécurité sociale, le médecin doit veiller à ce que les personnes qui l'assistent dans son exercice soient instruites de leurs obligations en matière de secret professionnel et s'y conforment. Ainsi, la/le secrétaire médical(e) est soumis(e) aux pratiques spécifiques du milieu médical sur le secret professionnel, la confidentialité des données, le secret qui s'attache à la correspondance professionnelle.
En cas de violation du secret professionnel, le/la secrétaire médical.e encourt les peines prévues à l’article 226-13 du Code pénal.
Le cas échant, prérequis à l’entrée en formation :
Sélection via une épreuve écrite et un entretien oral de positionnement
Le cas échant, prérequis à la validation de la certification :
Pré-requis disctincts pour les blocs de compétences :
Non
Validité des composantes acquises :
| Voie d’accès à la certification | Oui | Non | Composition des jurys | Date de dernière modification |
|---|---|---|---|---|
| Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant | X |
1 représentant de l'organisme certificateurs, 2 professionnels techniciens, cadres administratifs ou dirigeants de structures médicales ou médicosociales. |
- | |
| En contrat d’apprentissage | X |
1 représentant de l'organisme certificateurs, 2 professionnels techniciens, cadres administratifs ou dirigeants de structures médicales ou médicosociales. |
- | |
| Après un parcours de formation continue | X |
1 représentant de l'organisme certificateurs, 2 professionnels techniciens, cadres administratifs ou dirigeants de structures médicales ou médicosociales. |
- | |
| En contrat de professionnalisation | X |
1 représentant de l'organisme certificateurs, 2 professionnels techniciens, cadres administratifs ou dirigeants de structures médicales ou médicosociales. |
- | |
| Par candidature individuelle | X |
1 représentant de l'organisme certificateurs, 2 professionnels techniciens, cadres administratifs ou dirigeants de structures médicales ou médicosociales. |
- | |
| Par expérience | X |
1 représentant de l'organisme certificateurs, 2 professionnels techniciens, cadres administratifs ou dirigeants de structures médicales ou médicosociales. |
- |
| Oui | Non | |
|---|---|---|
| Inscrite au cadre de la Nouvelle Calédonie | X | |
| Inscrite au cadre de la Polynésie française | X |
Anciennes versions de la certification professionnelle reconnues en correspondance partielle
| Bloc(s) de compétences concernés | Code et intitulé de la certification professionnelle reconnue en correspondance partielle | Bloc(s) de compétences en correspondance partielle |
|---|---|---|
| RNCP39352BC01 - Accueillir, informer et orienter les usagers | RNCP36632 - Secrétaire médical et médico-social | RNCP36632BC01 - Accueil, information et orientation dans un service médical ou médicosocial |
| Date de décision | 19-07-2024 |
|---|---|
| Durée de l'enregistrement en années | 3 |
| Date d'échéance de l'enregistrement | 19-07-2027 |
| Date de dernière délivrance possible de la certification | 19-07-2030 |
Statistiques :
| Année d'obtention de la certification | Nombre de certifiés | Nombre de certifiés à la suite d’un parcours vae | Taux d'insertion global à 6 mois (en %) | Taux d'insertion dans le métier visé à 6 mois (en %) | Taux d'insertion dans le métier visé à 2 ans (en %) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2023 | 62 | 6 | 89 | 82 | - |
| 2022 | 83 | 10 | 89 | 80 | - |
Lien internet vers le descriptif de la certification :
https://www.poleformation-sante.fr/particuliers/secretaire-medicale-et-medico-sociale/
Liste des organismes préparant à la certification :
Certification(s) antérieure(s) :
| Code de la fiche | Intitulé de la certification remplacée |
|---|---|
| RNCP36632 | Secrétaire médical et médico-social |
Référentiel d'activité, de compétences et d'évaluation :
