Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

La certification professionnelle d’Agent d’accueil et de secrétariat permet à ses titulaires d'exercer des fonctions polyvalentes d'accueil-information, de secrétariat et de soutien administratif dans une grande variété d'environnements et de contextes d'emploi. Les compétences développées répondent aux attentes des employeurs dans ces métiers en pleine évolution : nouvelles organisations du travail, intégration des nouvelles technologies notamment pour la gestion et la communication des informations, ou encore orientations « relation clients » observées pour  les métiers de l'assistance. 

Malgré une contraction de l'emploi dans ces métiers, les recrutements perdurent du fait de la nature transverse de ces fonctions à tous les secteurs d’activité, et de leur dimension relationnelle essentielle aux structures d'emploi. Les titulaires de la certification peuvent ainsi exercer leur métier au sein d’entreprises privées, publiques, de collectivités territoriales, de l’administration ou encore dans le secteur associatif.

Activités visées :

Les activités de l’agent d’accueil et de secrétariat s’articulent autour de 3 blocs de compétences :

Accueillir et informer les administrés
- Accueil et compréhension de la demande.
- Traitement de l’information et réponse aux sollicitations

Exécuter les tâches administratives de secrétariat
- Gestion du courrier « arrivée »
- Conception d’un document.
- Gestion et distribution de l’information.

Soutenir les activités administratives du service
- Réalisation de travaux administratifs courants
- Organisation des réunions
- Communication de l’information

Compétences attestées :

- Accueillir l’administré, en face-à-face ou par téléphone, en adaptant sa communication et sa posture, dans le respect des principes d’accueil, en tenant compte notamment des situations de handicap, afin d’identifier son besoin.
- Prendre en compte et reformuler la demande afin de s’assurer d’une bonne compréhension de la nature et de son urgence.
- Répondre à la demande, de manière appropriée, par un traitement des demandes de son périmètre ou par l’orientation vers les services compétents, en garantissant la régulation et la priorisation des dossiers.
- Transmettre les éléments de réponse par voie électronique dans le respect général sur la protection des données et la confidentialité.
- Réaliser le suivi du courrier « arrivée », à l’aide de systèmes d’informations dédiés, afin de garantir la traçabilité des documents, dans le respect des échéances et des règles de confidentialité.
- Rédiger un courriel ou document simple dans le cadre des consignes reçues, en appliquant les règles de correspondance administrative, d’orthographe, de grammaire, de bienséance et de courtoisie.
- Mettre en forme et présenter les documents d’usage courant en utilisant les outils bureautiques et en respectant la charte graphique institutionnelle, pour transmission vers les destinataires identifiés.
- Transmettre les documents à leur(s) destinataire(s) par le canal de diffusion (courriel, messagerie officielle, voie postale), en prenant en compte les normes d’acheminement selon le niveau de confidentialité, dans le respect des règles de la sécurité des systèmes d’information.
- Participer à l’archivage des documents, papier et numérique, en s’appuyant sur le plan de classement et les règles de nommage informatique, dans l’objectif d’assurer la traçabilité, de faciliter la disponibilité et garantir la bonne conservation des documents ou données.
- Contribuer aux tâches courantes de l’administration du service dans le recueil et la saisie de données, en utilisant un logiciel bureautique ou un système informatique dédié à la ressource humaine, dans le respect des règles de sécurité des systèmes d'information (SSI).
- Contribuer à la planification des activités, en utilisant un outil agenda numérique, afin de faciliter l’organisation au sein du service, en anticipant les futurs besoins.
- Préparer une réunion, dans le cadre matériel, logistique et documentaire, en participant à la mise à disposition des outils numériques et à l’accueil des participants, notamment en situation de handicap.
- Contribuer à la diffusion de l’information au sein du service en la transmettant, par voie d’affichage, par voie numérique, sur application des consignes données, dans le respect des procédures liées à la sécurité des systèmes d’informations et de communication.

Modalités d'évaluation :

Voie formative :
- contrôles de connaissances ;
- mises en situation contextualisées ;
- études de cas et/ou de restitutions technico-opérationnelles.