Secrétaire assistant
L'essentiel
Nomenclature
du niveau de qualification
Niveau 4
Code(s) NSF
324t : Saisie, mise en forme et communication des données
Formacode(s)
35054 : Secrétariat assistanat
Date d’échéance
de l’enregistrement
16-06-2025
| Nom légal | Siret | Nom commercial | Site internet |
|---|---|---|---|
| MINISTERE DES ARMEES | 11009001600053 | - | - |
Objectifs et contexte de la certification :
La certification professionnelle répond au besoin des Armées de personnel qualifié dans le domaine du secrétariat en perpétuelle évolution, notamment en raison de l’arrivée fréquente de nouvelles technologies.
Elle permet donc d’accroître l’employabilité au sein du ministère mais également sur le marché du travail civil. En effet, les offres d'emploi sont nombreuses et la filière secrétariat est en très bonne position parmi les métiers recrutant avec le niveau d'un baccalauréat ou une CP de même niveau.
Activités visées :
Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes :
- Gestion des agendas
- Participation à l'organisation des activités
- Enregistrement et traitement de données
- Exploitation des flux d'informations
- Management de l'information
- Entretien d'un réseau de contacts
- Accueil et orientation des interlocuteurs
- Information des interlocuteurs
Compétences attestées :
Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat
- Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) ;
- Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda ;
- Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités ;
- Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ;
- Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;
- Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés ;
- Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;
- Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes…) ;
- Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs ;
- Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision ;
- Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;
- Archiver les documents de façon partagée.
Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat
- Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
- Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
- Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
- Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde
Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat
- Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine ;
- Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication ;
- Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
- Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
- Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
- Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse
- Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;
- Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.
Modalités d'évaluation :
Par la voie de la formation : évaluations écrites et orales, mises en situation
Par la voie de la validation des acquis de l'expérience (VAE) : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
RNCP35039BC01 - Organiser les activités d'un secrétariat
| Liste de compétences | Modalités d'évaluation |
|---|---|
|
Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes,…) Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques Archiver les documents de façon partagée |
Par la voie de la formation avec des mises en situation simulées : prise de notes, rédaction de compte rendu de réunion sur un support informatique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : optimisation des calculs à l’aide de formules adéquates, réalisation de graphiques et insertion de dessin sur un graphique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée |
RNCP35039BC02 - Traiter les flux d'informations dans un secrétariat
| Liste de compétences | Modalités d'évaluation |
|---|---|
|
Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion) Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé via chaque source de réception et selon la périodicité adaptée Enregistrer le courrier arrivé conformément à la procédure en vigueur Analyser le courrier arrivé en fonction des destinataires et des priorités identifiés dans le respect des délais Attribuer ou proposer une attribution du courrier rationnelle Assurer le suivi de la diffusion Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle Dactylographier les documents adéquats en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition Enregistrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé Conditionner le courrier départ Exploiter de manière optimale un carnet d’adresses Assurer le suivi du courrier envoyéstrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde : - en mettant à jour la documentation des règles d’archivage et de sauvegarde selon les consignes - en sauvegardant/archivant - en proposant la rationalisation de l’archivage et de la sauvegarde le cas échéant Tenir à jour la documentation relative au classement et à l’archivage en se tenant régulièrement informé des évolutions réglementaires |
Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : à l’aide des documents d’organisation d’un organisme (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l’organisme), attribuer le courrier « arrivée » en fonction de l’objet, du sujet traité et/ou de l’urgence de l’action à effectuer Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : Élaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : - dactylographier un texte sans notion de vitesse - dactylographier un texte sous contrainte de temps ET/OU - élaboration de documents de correspondance - élaboration d'un rapport complexe à l'aide d'un logiciel de traitement de texte - impression, signature et enregistrement des documents Élaboration et conditionnement d’un document classifié « confidentiel défense » à l’aide d’un logiciel de traitement de texte Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : études de cas portant sur la réglementation applicable dans l'institution à la gestion des archives, et sur la hiérarchie des textes Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée |
RNCP35039BC03 - Mener les activités de communication d'un secrétariat
| Liste de compétences | Modalités d'évaluation |
|---|---|
|
Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles. |
Par la voie de la formation : cas pratique relatif à l’entretien de la base de données concernant le portefeuille de contacts Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des cas pratiques relatifs : - à la prise en charge téléphonique ou en présentiel d’un interlocuteur - au traitement de la demande, recherche et communication de la réponse Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : cas pratique relatif au traitement de la demande, à la recherche et à la communication de la réponse Par la voie de la VAE : étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée |
Description des modalités d'acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par correspondance :
La certification professionnelle s'obtient en totalité par la validation des 3 blocs de compétences cumulés qui la composent.
Secteurs d’activités :
Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l’étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et tout type d’entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.
Type d'emplois accessibles :
Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d’administration, assistant de direction.
Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.
Code(s) ROME :
- M1607 - Secrétariat
Références juridiques des règlementations d’activité :
La possession de la certification professionnelle de "secrétaire assistant(e)" inscrite dans le RNCP ne permet pas à elle seule d’exercer au sein du ministère des armées le métier qu’elle vise : le statut de personnel militaire ou civil des Armées est exigé.
Le cas échant, prérequis à l’entrée en formation :
Les prérequis à la validation des compétences (hors VAE) sont l'admission et le succès à la formation de spécialité de 1er niveau du domaine administration, filière administration et secrétariat (FS1 ADM/AES), pendant la période définie qui permet de garantir que les compétences développées sont celles dans les référentiels.
Le cas échant, prérequis à la validation de la certification :
Pré-requis disctincts pour les blocs de compétences :
Non
Validité des composantes acquises :
| Voie d’accès à la certification | Oui | Non | Composition des jurys | Date de dernière modification |
|---|---|---|---|---|
| Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant | X | - | - | |
| En contrat d’apprentissage | X | - | - | |
| Après un parcours de formation continue | X |
- Président : le directeur de l’école des Fourriers de Querqueville ou son représentant - directeur de l’enseignement ou son représentant - le chef du département - le responsable de la formation - l’instructeur principal du cours - les responsables « matières » concernées |
- | |
| En contrat de professionnalisation | X | - | - | |
| Par candidature individuelle | X | - | - | |
| Par expérience | X |
- Président : le directeur de l’école des Fourriers de Querqueville ou son représentant - deux membres du « collège professionnels » - deux membres du « collège formateurs » |
- |
| Oui | Non | |
|---|---|---|
| Inscrite au cadre de la Nouvelle Calédonie | X | |
| Inscrite au cadre de la Polynésie française | X |
Aucune correspondance
Référence au(x) texte(s) règlementaire(s) instaurant la certification :
| Date du JO/BO | Référence au JO/BO |
|---|---|
| 17/05/2020 |
décret n°2020-576 du 14 mai 2020 relatif à la certification professionnelle délivrée par le ministère des armées |
Référence des arrêtés et décisions publiés au Journal Officiel ou au Bulletin Officiel (enregistrement au RNCP, création diplôme, accréditation…) :
| Date du JO/BO | Référence au JO/BO |
|---|---|
| 16/06/2020 |
arrêté du 9 juin 2020 créant des certifications professionnelles délivrées par le ministère des armées - enregistrement pour cinq ans - avec effet au 22 août 2017 |
| 22/08/2012 |
arrêté du 10 août 2012 - enregistrement pour cinq ans, au niveau 4, sous l'intitulé "Secrétaire assistant de direction" avec effet au 11 juillet 2008 jusqu'au 22 août 2017 |
| Date de publication de la fiche | 12-11-2020 |
|---|---|
| Date de début des parcours certifiants | 16-06-2020 |
| Date d'échéance de l'enregistrement | 16-06-2025 |
Statistiques :
| Année d'obtention de la certification | Nombre de certifiés | Nombre de certifiés à la suite d’un parcours vae | Taux d'insertion global à 6 mois (en %) | Taux d'insertion dans le métier visé à 6 mois (en %) | Taux d'insertion dans le métier visé à 2 ans (en %) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2017 | 37 | 4 | 100 | 100 | 100 |
| 2016 | 18 | 7 | 100 | 100 | 100 |
Liste des organismes préparant à la certification :
Historique des changements de certificateurs :
| Nom légal du certificateur | Siret du certificateur | Action | Date de la modification |
|---|---|---|---|
| MINISTERE DES ARMEES | 11009001600046 | Est retiré | 02-10-2023 |
| MINISTERE DES ARMEES | 11009001600053 | Est ajouté | 02-10-2023 |
Certification(s) antérieure(s) :
| Code de la fiche | Intitulé de la certification remplacée |
|---|---|
| RNCP15289 | Secrétaire assistant de direction |
Référentiel d'activité, de compétences et d'évaluation :
