Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le secteur de l’ingénierie documentaire est un secteur transverse, inscrit pleinement dans la transformation numérique des organisations avec des enjeux d’efficience, de gestion des risques et d’innovation. La certification « chef de projet en ingénierie documentaire  » répond à des demandes transverses de gouvernance, de pilotage et de gestion des contenus numériques (documents de tous types) dans l’ensemble des services des entreprises privées ou publiques.    

Le chef de projet en ingénierie documentaire définit une stratégie, les moyens et les conditions de réalisation de dispositifs, de services de contenus numériques au sein de son organisation ou pour des usagers externes. Il a un rôle de maîtrise d'ouvrage (MOA) ou d'assistance à maîtrise d'ouvrage (AMOA).    

Les responsabilités liées à sa fonction impliquent des capacités managériales affirmées, une maîtrise de différents dispositifs info-documentaires, des technologies actualisées, des cadres juridiques et économiques associés et une compréhension approfondie des besoins et des pratiques en forte évolution dans le contexte numérique. Pour remplir les principales missions qui lui sont confiées, il a des compétences pour le pilotage de projets documentaires, pour l’organisation et la structuration des contenus, pour la veille documentaire, pour la gestion électronique des documents et l’archivage numérique.   

Dans un contexte de dématérialisation important, la demande d’emplois est marquée par une demande accrue pour des missions de GED (Gestion électronique des documents), d’archivage numérique, d’ECM (Enterprise Content Management) et plus largement d’analyse fonctionnelle afin de modéliser les besoins documentaires et informationnels des usagers de façon transversale aux métiers.   

Activités visées :

Le chef de projet en ingénierie documentaire peut exercer des activités diversifiées, toutes liées à la conception de dispositifs ou de services de « contenus numériques ». Selon les besoins des organisations, ces activités peuvent être étroitement liées à des enjeux de R&D, d’innovation, de gestion des risques, d’efficience de l’organisation, d’amélioration de la qualité des processus. De ce fait, le chef de projet en ingénierie documentaire peut exercer dans différentes directions fonctionnelles (communication, DSI, qualité, direction du numérique…). Il aura des priorités différentes selon le type d’organisation (institutions culturelles, scientifiques, start-up, associations, PME, TPE…).

• Il pilote des projets de gestion de l'information :

Son travail commence par un audit des besoins auprès des acteurs impliqués.  Croisant une bonne connaissance des contraintes organisationnelles, juridiques et techniques, il est conduit à proposer des solutions pour mettre en place ou faire évoluer des systèmes d’information (portails de contenus, base de données, système d’archivage de documents numériques, dispositifs de partage d’information, plateformes de veille…). Il travaille avec les différents services, formalise des livrables sous forme de cahier des charges fonctionnels. Il travaille étroitement avec la Direction des systèmes d’information. Il pilote la réalisation du projet avec des capacités de coordination d’équipe, de gestion budgétaire, de conduite du changement. II assure un suivi et un contrôle des performances des dispositifs déployés.

• Il structure l'information en tant qu'expert dans tous les types de projets : 

Il est le référent du traitement intellectuel des contenus et de leur formalisation dans des modélisations conceptuelles pour des services numériques : standards de métadonnées, référentiels majeurs d’identification des documents, méthodes d’indexation de classement, avancées de l’automatisation de certaines tâches.  Au niveau de l’architecture technique du système d’information, il a une bonne connaissance des systèmes de gestion de bases de données (SGBD), sait identifier les différentes briques fonctionnelles et comprend les l’architectures des services Web notamment en terme d’interopérabilité, ce qui lui permet de conduire un projet d’informatisation ou de faciliter la reprise d’un existant, d’apprécier sa faisabilité technique. Les projets conduits font majoritairement référence aux deux activités suivantes : “Gestion électronique des documents, Records management et archivage” et “Veille informationnelle ou documentaire”. Ces deux axes mobilisent, par ailleurs, des compétences transversales de structuration de l’information.

• Il met en place des projets de GED (gestion électronique de documents), Records management et archivage :

Cette activité concerne la gestion des cycles de vie des documents dans l'entreprise, pour en améliorer les conditions d'exploitation collective, de conservation. Ces documents peuvent être des documents d'activité (documents techniques, documents projets...) - ce qui relève de la GED (gestion électronique des documents) - ou des documents à valeur probatoire, des archives intermédiaires ou définitives - ce qui relève davantage du records management et de l'archivistique. Le Chef de projet diagnostique les pratiques de gestion des documents écrits dans une organisation (processus, acteurs, systèmes d'information liés, règles...) et met en œuvre une politique de gestion électronique adaptée à l'entreprise.     

• Il met en place des services et des produits de veille informationnelle et documentaire :

Le chef de projet met en œuvre des processus de veille pouvant relever de très nombreux domaines (veille concurrentielle, juridique, scientifique, technologique, d’opinion, sociétale...), des processus d’analyse et de valorisation des informations de sa veille. Il a des compétences de recherche d’information, d’analyse et de synthèse. Il restitue l’information sous forme de livrables synthétiques (note de synthèse, datavisualisation, tableau de bord), Il utilise les outils numériques utiles pour sa production finale (gestionnaires de bibliographie, tableur, outils de data-visualisation, lettre d’information numérique, blog…)      

Compétences attestées :

Analyser les besoins et ressources liés au projet de gestion de l’information.

Cadrer le projet de gestion de l’information en mobilisant les outils méthodologiques de pilotage et en choisissant les solutions techniques appropriées.

Piloter la réalisation du projet de gestion de l’information à partir du cahier des charges, en coordonnant l’équipe impliquée et en mettant en œuvre des outils de suivi du projet.

Choisir et utiliser les référentiels adaptés pour décrire des ressources informationnelles.

Modéliser les données pour une base documentaire.

Conduire les études préalables à la réalisation d'un portail d'information, créer et gérer ce portail d'information.

Élaborer une stratégie de veille de l'information tenant compte des besoins, de l’existant et du périmètre de veille.

Mettre en œuvre une démarche et des actions de veille en mobilisant les outils méthodologiques, d’analyse et les solutions logicielles adaptés.

Concevoir des produits et services de diffusion de la veille sur mesure dans une démarche qualité.

Diagnostiquer les pratiques de gestion documentaire d’une organisation et son contexte réglementaire de conservation des documents.

Concevoir et déployer des dispositifs de gestion documentaire adaptée à l'entreprise avec les référentiels, les métadonnées et les solutions techniques GED ou Records Management/ Archivage adaptées.

Produire la documentation technique de référence et former les utilisateurs à l’outil de gestion documentaire et au workflow associé.

Contrôler et assurer la mise en conformité des référentiels mis en œuvre avec les normes et règlementations en vigueur.

Modalités d'évaluation :

Réalisation individuelle ou en groupe de différents livrables : analyses d’information, modélisations de processus, conceptions de dispositifs numériques, thésaurus, ontologies, cahier des charges fonctionnel, étude de cas en GED et formalisation de scénarii : restitution écrite et orale de ces différents livrables.

Période d'application pratique de trois mois minimum permettant la rédaction et la soutenance d’un mémoire final développant et répondant à une problématique professionnelle.